Para dar cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, se tienen diferentes procesos y lineamientos para el manejo de información de Accionistas, Clientes, Proveedores, Colaboradores y demás grupos de interés, a los cuales se hace referencia en esta política, y dentro de la cual se concentran los siguientes aspectos:

Adecuada prestación de los servicios: Comprende todo lo relacionado con los datos necesarios para analizar y desarrollar la factibilidad, contratación, adecuación, ejecución del servicio, en aspecto tales como: atención al cliente, mejoramiento de servicio, satisfacción del cliente, información, seguridad; y en general toda la información indispensable para cumplir con el alcance del contrato, la regulación y la normatividad vigente.

Fines Comerciales de la compañía: Comprende toda actividad encaminada a presentar ofertas, servicios, publicidad, oportunidades, fidelización, retención de clientes; y en general información de los bienes, productos y servicios que puedan ser de interés de los clientes y usuarios.

Otras finalidades: Eventualmente la compañía podrá establecer otras finalidades para el tratamiento de los datos personales, y para ello, deberá contar con la autorización previa, expresa, consentida e informada del titular para su correspondiente tratamiento.

Bases de datos de Clientes: La empresa informará al Titular de los Datos que recoja, el tratamiento que se hará de sus datos personales y su finalidad obtendrá de manera previa la autorización de los clientes para tal fin, los cuales corresponden principalmente a los fines descritos en el anterior párrafo. El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con el tiempo. La base de datos tendrá una duración igual a lo que se disponga en virtud de la relación contractual, sin perjuicio de revisión cada dos (2) años para evaluar la necesidad, proporcionalidad y/o existencia de un deber legal o contractual para la permanencia de la base de datos.

Bases de datos de contratistas y proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por GRUPO MERCK S.A.S, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados o sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del titular. Los proveedores al autorizar por cualquier medio, el uso de su información, aceptan que la empresa podrá utilizar, conservar, transferir, recolectar, almacenar y usar la información personal con el objeto de:

Ingresar su información a esta base de datos
Recolectar y tratar su información y la de sus representantes o
empleados con la finalidad de llevar a cabo las siguientes actividades:

• Pago de obligaciones contractuales.
• Reporte a entidades gubernamentales.
• Entrega de información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran.
• Soporte en procesos de auditoría externa e interna
• Cualquier otra finalidad de resulte en el desarrollo del contrato en caso de llegarse a contratar.

La base de datos tendrá una duración igual a lo que se disponga en virtud de la relación contractual, sin perjuicio de revisión cada dos (2) años para evaluar la necesidad, proporcionalidad y/o existencia de un deber legal o contractual para la permanencia de la base de datos.

Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente a GRUPO MERCK S.A.S, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanta información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, GRUPO MERCK S.A.S, dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

La compañía en calidad de Empleador y por mandato de la legislación laboral y los Acuerdos convencionales debe contar con información personal de sus servidores.

Para materializar obligaciones laborales posee información y datos relacionados con la identificación del trabajador, exámenes de vinculación, formación académica, experiencia laboral, dirección de domicilio, beneficiarios, salarios, Fondos de Pensiones, Cesantías, Riesgos Laborales, Caja de Compensación, Seguros de Vida y accidentes, cuenta bancaria para el pago proveniente de la relación de trabajo, afiliaciones ante entes externos a las que el empleado voluntaria, consciente y libremente ha solicitado su inclusión para autorizar descuentos o pagos directos a través de la nómina, para facilitar sus relaciones y previa existencia de acuerdos con esos terceros y la empresa.

La base de datos tendrá una duración igual a lo que se disponga en virtud de la relación contractual, sin perjuicio de revisión cada dos (2) años para evaluar la necesidad, proporcionalidad y/o existencia de un deber legal o contractual para la permanencia de la base de datos.

Bases de datos de potenciales clientes: Son las bases de datos manuales o sistematizados que contienen datos públicos y privados, que son requeridos con el fin de dar cumplimiento a las funciones asignadas legalmente conforme a lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 10 del Decreto 898 de 2002. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina GRUPO MERCK S.A.S La base de datos tendrá una duración igual a lo que se disponga en virtud de la relación contractual, sin perjuicio de revisión cada dos (2) años para evaluar la necesidad, proporcionalidad y/o existencia de un deber legal o contractual para la permanencia de la base de datos.

Bases de datos de Accionistas: Los datos e información personal de las personas que llegaren a tener la condición de accionistas de GRUPO MERCK S.A.S se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regula la materia. GRUPO MERCK S.A.S solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente. La base de datos tendrá una duración igual a lo que se disponga en virtud de la relación contractual, sin perjuicio de revisión cada dos (2) años para evaluar la necesidad, proporcionalidad y/o existencia de un deber legal o contractual para la permanencia de la base de datos.

DATOS SENSIBLES

Para el caso de datos personales sensibles, GRUPO MERCK S.A.S podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

a. El titular haya dado autorización, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieren exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.